مدیریت استراتژیک فناوری اطلاعات
هر روز صبح در افریقا ، یک آهو زمانی که از خواب بیدار می شود ،
می داند که باید سریع تر از سریع ترین شیر بدود و گرنه کشته خواهدشد
هر روز صبح یک شیر که از خواب بیدار می شود ،
می داند که باید سرعتش از کند ترین آهو بیش تر باشد وگرنه از گرسنگی تلف می شود
مهم نیست شیر باشی یا آهو ، مهم حرکت کردن پس از طلوع هر روز خورشید است
( توماس فریدمن ، 2005 ، The World is Flat )
موفقیت افراد و سازمان ها یک حادثه و یا رویداد تصادفی نمی باشد . موفقیت محقق نمی شود مگر از طریق برنامه ریزی دقیق و تلاش مستمر مبتنی بر دانش .اگر همچنان به دویدن خود ادامه دهیم این شانس وجود خواهد داشت که یک روز موفقیت را در آغوش بگیریم . یک قانون موفقیت که به آن تئوری احتمال نیز گفته می شود به سادگی بیانگر این موضوع است که هر اندازه تلاش بیشتری انجام دهید ، احتمال موفقیت شما بیشتر است . باید جسارت کارهای جدید با یک تفکر نو را داشته باشیم .
مهم نیست که یک سازمان کوچک و یا بزرگ باشیم ، مهم این است که فعل دویدن را همیشه با انگیزه ، خستگی ناپذیر و مستمر صرف کنیم و هوشمندانه به دنبال تحقق اهداف خود باشیم .
فناوری اطلاعات و مشکلات موجود
در کنار موضوعاتی نظیر جهانی شدن ، ادغام شرکت ها در یکدیگر ، رقابت ها ، سرعت بالای چرخه ابداع و نوآوری ، لازم است سازمان ها با جدیت بیشتری بر روی مدل های کسب و کار خود تمرکز نمایند و در صورت نیاز سریعا به دنبال بازنگری اصولی آنها باشند . بپذیریم میزان چالاکی یک سازمان ،توان تشخیص ضرورت تغییر ، سرعت العمل در انجام تغییرات یکی از قابلیت های طلائی هر بنگاه کسب و کار در عصر حاضر است . راه حل های مبتنی بر فناوری اطلاعات ، می توانند به عنوان یکی از گزینه های مهم و تاثیرگذار به منظور پاسخگویی سریع به نیازهای کسب و کار مطرح باشند به شرطی که هر چیز در جایگاه درست خود باشد و از همه مهمتر ، مسیر به درستی انتخاب و طی شود .
ممکن است این موضوع مطرح شود که راه حل های مبتنی بر فناوری اطلاعات در عمل کار را مشکل تر و خود نیز عامل بروز مشکلات جدیدی برای کسب و کار شده اند . برای روشن شدن این موضوع باید به نکاتی چند اشاره کرد که به نوعی ما را به نقطه ای خواهد رساند که بتوانیم دلایل بروز چنین مسائلی را یافته و با ارایه یک راه حل ، مشخص نمائیم که چگونه می توان از فناوری اطلاعات در کنار کسب و کار بطور مفید و هوشمندانه استفاده کرد.
شکل 1 ، وضعیت متداول بکارگیری فناوری اطلاعات در بسیاری از سازمان ها را نشان می دهد . تغییر مستمر نیازهای کسب و کار در طول زمان باعث چشم اندازی این چنین شده است . پیچیدگی و ناهمگونی فوق در عمل ، امکان واکنش سریع نسبت به تحولات بازار و نیازهای کسب و کار ، مدیریت زمان و هزینه ها را غیر ممکن می سازد.
شکل 1 : وضعیت بکارگیری فناوری اطلاعات در بسیاری از سازمان ها
وضعیت فوق بیانگر مجموعه ای از سیستم های درهم آمیخته در لایه های مختلفی نظیر فرآیندهای داخلی ، فناوری ها ، متدها و استانداردها است . اگر در چشم انداز فوق بر روی هر عنصر جزء متمرکز شویم ، متوجه این موضوع خواهیم شد که تولد آن با یک داستان خوب آغاز شده است و در خوشبینانه ترین حالت ، هم اینک نیز دارای عملکرد مناسبی است . پس مشکل کار کجا است ؟
در بسیاری از سازمان ها چشم انداز فوق درطی چندین سال شکل پیدا کرده است . هر سیستم بر اساس نیاز یک بخش و یا دپارتمان خاص در سازمان ایجاد می گردید و به نوعی اولین ماموریت آن پاسخگویی به نیازهای آن بخش بود .نیازهایی که بررسی آنها در سطح کل سازمان انجام نگرفته بود و صرفا یک بخش بخصوص را هدف قرار داده بود . بدین ترتیب ما شاهد تولد سریع سیستم هایی در سازمان ها شدیم که مهمترین وجه مشترک آنها حضور عملیاتی در بخش های مختلف یک سازمان بود . ارتباط و یا یکپارچگی بین این نوع سیستم ها آرزویی بیش نبود و اگر هم الزامی به تحقق این چنین آرزویی بود شاهد تولد یک اینترفیس جدید برای ارتباط دو سیستم با یکدیگر بودیم . اینترفیسی که در عین مفید بودن هم یک وابستگی جدید را ایجاد می کرد و هم پای یک فناوری دیگر را به مجموعه یاز می کرد .
تغییر در نیاز های کسب و کار باعث تشدید فشار بر روی گروه فناوری اطلاعات سازمان می گردید و از آنها درخواست می گردید که راه حلی برای پاسخگویی به این نیازها ارایه نمایند . پیاده کنندگان در اغلب موارد به سراغ یک راه حل مستقل جدید می رفتند و به نوعی یک سیلوی جدید به جمع جزایر اطلاعاتی در سازمان اضافه می گردید .
کارشناسان فناوری اطلاعات همواره تحت تاثیر فشار مدیریت سازمان برای پاسخگویی به نیاز ها ، به سراغ ساده ترین راه حل می رفتند : پیاده سازی یک راه حل مستقل جدید دیگر و تمایل نداشتند که دست به سیستم های موجود بزنند و ضمن پایبندی به شعار "سیستمی که داره کار می کنه بهش دست نزنید " ،همیشه نگران بروز فاجعه و از کار افتادن برخی سیستم ها در سازمان خود پس از اعمال کمترین تغییرات بودند .
وضعیت فوق با ظهور فناوری های جدید ، الزامات قانونی ، انتظارات بیش تر امنیتی و تبعیت از مجموعه قوانین جدید تشدید گردید . مهمترین اثر منفی ظهور فناوری های جدید ، از رده خارج شدن فناوری های قدیمی بود که به نوعی هزینه پشتیبانی و نگهداری آنان روز به روز بیش تر می گردید . چراکه بسیاری از کارکنان سازمان ها که با این فناوری های قدیمی کار می کردند به مرور زمان بازنشسته می شدند و در عمل مستندات قابل قبولی نیز برای انتقال به کارکنان بعدی وجود نداشت .
اگر بخواهیم یک جهش اصولی و منطقی در حوزه فناوری اطلاعات داشته باشیم باید فکری به حال این وضعیت آشفته و به هم ریخته کرد. ماموریت مدیریت استراتژیک چشم انداز فناوری اطلاعات ، پاسخ منطقی ، همه جانبه و کاملا سیستماتیک به وضعیت فوق است .
مدیریت استراتژیک فناوری اطلاعات
مدیریت استراتژیک چشم انداز فناوری اطلاعات کار خود را با بررسی ساختارهای موجود در فناوری اطلاعات سازمان ، نحوه تعامل با اهداف کسب و کار و میزان اثربخشی هر یک از آنها آغاز می کند . این کار محدوده و پارامترهای تاثیر گذار در مدیریت استراتژیک فناوری اطلاعات را مشخص می کند تا به کمک آن بتوان برنامه ریزی مناسب در خصوص آن چیزی که لازم است اتفاق بیافتد را انجام داد . شکل 2 ، عناصر اصلی برای برنامه ریزی مدیریت استراتژیک فناوری اطلاعات را نشان می دهد .
شکل 2 : مدیریت فناوری اطلاعات
مدیریت چشم انداز فناوری اطلاعات تمامی فرآیندها را جهت مستند سازی ، تجزیه و تحلیل چشم انداز ، نظارت و کنترل روند تکاملی و همسوئی با اهداف استراتژیک کسب و کار را شامل می شود . شناخت بهتر وضعیت کلی سازمان و این که فناوری اطلاعات چگونه می تواند به یک سازمان جهت موفقیت اهداف کسب و کار کمک نماید ، یکی از مهمترین تعهدات مدیریت استراتژیک فناوری اطلاعات است . همچنین ، ایجاد یک زبان مشترک بین کسب و کار و فناوری اطلاعات از دیگر تعهدات مدیریت استراتژیک فناوری اطلاعات می باشد .
استراتژی و بالطبع آن نیازهای کسب و کار به سرعت تغییر می کند و فناوری اطلاعات می بایست بداند استراتژی کسب و کار چیست و چگونه می تواند در یک بازه زمانی قابل قبول از آن حمایت کند . مدیریت استراتژیک فناوری اطلاعات مسیر فوق را هموار کرده و با نگاهی نو در تلاش است که از ظرفیت های واقعی فناوری اطلاعات در کنار کسب و کار یک سازمان استفاده بهینه نماید .
اگر با همان تفکراتی که مشکلات را ایجاد کرده ایم به دنبال حل مشکلات باشیم به نتیجه نخواهیم رسید . حل مشکلات ، مستلزم نگاهی نو به فلسفه وجودی فناوری اطلاعات ، جایگاه واقعی آن و نحوه بکارگیری موثر آن همسو با اهداف کسب و کار است . پاسخ به سوالاتی نظیر : الان کجا هستیم ؟ به کجا می خواهیم برویم ؟ چگونه این مسیر را طی کنیم؟ می تواند تکلیف فناوری اطلاعات در یک سازمان و انتظاری که از آن در آینده وجود دارد را به خوبی مشخص کند.