زمانی که درگیر بحث مدیریت داده در یک سازمان می شویم ، یافتن نقاط درد و ارایه راه حل یا راه حل های مناسب برای برطرف کردن اصولی و منطقی آنها ضروری است . با این که کلیات این موضوع به نظر ساده می آید ولی در عمل با موانع و چالش های متعددی مواجه خواهیم شد . شناسایی موانع و چالش های مدیریت داده، احتمال موفقیت مدیریت داده در یک سازمان را افزایش خواهد داد. چراکه در این سفر هیجان انگیز و در عین حال چالشی ، پیشاپیش با موانع و مشکلات مسیر به خوبی آشنا خواهیم شد تا در ادامه با آمادگی کامل خود را آماده این سفر کنیم . فراموش نکنیم که مدیریت داده یک سفر است نه یک مقصد . مدیریت داده را نمی توان با اجرای یک پروژه پیاده سازی کرد . سازمان ها می بایست آن را به عنوان یک برنامه هماهنگ پیاده سازی نمایند که در طول زمان رشد و تکامل می یابد.
ضرورت نگاه سیستماتیک به چالش های مدیریت داده
شناسایی موانع و چالش های مدیریت داده در یک سازمان نیازمند یک رویکرد کاملا سیستماتیک می باشد تا به کمک آن ، ضمن شناسایی دقیق نقاط درد بتوان در ادامه نسخه هایی مناسب برای درمان تجویز کرد . بدیهی است استفاده از راه حل های ایستا و مشابه برای برخورد با مسائل پویا و متغیر عملا راه به جایی نخواهد برد و نمی توان حتی یک نسخه موفق در یک سازمان را برای سازمان دیگر تجویز کرد چرا که
DNA هر سازمان متفاوت می باشد . بدیهی است ارایه هر گونه راه حل می بایست با استناد به وضعیت سازمان ، ماهیت کسب و کار آن و مولفه های متعدد دیگری صورت پذیرد . برای شناسایی موانع و چالش های مدیریت داده ، استفاده از یک مدل و یا چارچوب مدیریت داده و یا اطلاعات می تواند مفید واقع شود. با توجه به بررسی مدل ها و چارچوب های ارایه شده در خصوص مدیریت داده و یا اطلاعات ، مدل ارایه شده توسط گارتنر می تواند بسیار مفید و موثر واقع شود . در شکل 1 ، مدل مدیریت اطلاعات گارتنر نشان داده شده است .
شکل 1 : مدل مدیریت اطلاعات سازمانی ( منبع : گارتنر)
در مدل فوق به موضوع مدیریت داده و سطح بلوغ آن از 7 بعد متفاوت نگاه می شود که از چشم انداز شروع و با تدوین استراتژی ، تعریف معیارهای اندازه گیری میزان موفقیت اجرای استراتژی ، نظارت، کنترل و هدایت یک برنامه مدیریت داده ، نقش ها و مسئولیت های مورد نیاز ، فرآیندهای مورد نیاز و در نهایت زیرساخت لازم برای مدیریت داده ادامه می یابد .
یکی از ویژگی های جذاب مدل گارتنر قابلیت کارکرد آن در موارد مختلفی است . به عنوان نمونه ، می توان از مدل فوق برای ارزیابی سطح بلوغ مدیریت جامع داده در یک سازمان استفاده کرد و یا می توان از آن برای ورود به یک حوزه بخصوص مدیریت داده نظیر مدیریت متادیتا و یا مدیریت کیفیت داده استفاده کرد . شخصا این اعتقاد را دارم که از مدل فوق می توان در تمامی موارد زندگی ( غیر از بحث مدیریت داده ) نیز استفاده کرد . در ادامه از این مدل به منظور شناسایی موانع و چالش های مدیریت داده در هر یک از ابعاد هفت گانه استفاده خواهیم کرد و با موانع و چالش های هر بعد بیش تر آشنا می شویم .
چشم انداز : موانع و چالش های پیش رو
برای رسیدن به قله موفقیت ، وجود یک چشم انداز مناسب عامل اصلی تدوین استراتژی و به دنبال آن تعریف نقشه راه و در نهایت ایجاد یک مدل عملیاتی مناسب برای اجرای استراتژی می باشد . بدون وجود یک چشم انداز مناسب ، نمی توان در مسیر فتح موفق هر قله ای حرکت کرد .
شکل 2 : وجود چشم انداز مناسب ، پیش نیاز فتح هر قله
چشم انداز، پیش نیاز تدوین هر گونه استراتژی است و عملا از پشت آن عینک همه چیز را مشاهده خواهیم کرد . بدیهی است اگر این نگاه و یا چشم انداز جامع ، دقیق و منطبق بر واقعیت های موجود نباشد ، تدوین هر استراتژی متاثر از آن راه به جایی نخواهد بود و صرفا منابع مختلف سازمانی و یا ملی را به هدر داده ایم . به جرات می توان ادعا کرد که عامل اصلی بسیاری از ناکامی ها و عدم موفقیت ها در حوزه مدیریت داده در سازمان ها به فقدان وجود یک چشم انداز مناسب برمی گردد . نمی شود با یک عینک تیره به آسمان آبی نگاه کرد و موفقیت را با رنگ آبی به تصویر کشید . در چنین حالتی آسمان آبی ، تیره دیده خواهد شد و هر گونه تلاش برای مدیریت آن با فرضیات متاثر از یک عینک تیره شکل پیدا خواهد کرد .
قطعا برای مدیریت داده نیازمند ایجاد یک چشم انداز مناسب و برخورد اصولی و منطقی با موانع و چالش های پیش رو می باشیم . در ادامه به برخی از چالش ها و موانع ایجاد یک چشم انداز مناسب برای مدیریت داده در یک سازمان اشاره می گردد :
- اطلاعات به عنوان منبع ( مظهر) قدرت دیده می شود.
- اطلاعات به صورت جزیره ای مدیریت می شود.
- اطلاعات به عنوان حوزه استحفاظی خصوصی برخی افراد و یا واحدهای کسب و کار در نظر گرفته می شود .
- صرف زمان زیاد در خصوص درست بودن اطلاعات و افزایش اصطکاک سازمانی
- صرف زمان زیاد در خصوص مالکیت داده در یک سازمان
- عدم وجود یک رویه مناسب برای دسترسی به اطلاعات ( دسترسی سلیقه ای )
- اذعان عمومی به این موضوع که مدیریت اطلاعات (یا عدم آن) یک مشکل جدی است.
- برخورد با موانع مختلف ، علی رغم تلاش های متعدد واحد فناوری اطلاعات برای به رسمیت شناختن اهداف جهت دسترسی به اطلاعات :
- فرهنگ
- انگیزه های متضاد
- موانع سازمانی
- فقدان رهبری و پشتیبانی اجرایی
- مدیریت و برخورد جداگانه با نوع های مختلف داده
- آگاهی رسانی ضعیف در خصوص داده های خارجی نظیر داده های باز ( منابع داده عمومی ) یا شبکه های اجتماعی
- اطلاعات به عنوان کالای یک بار مصرف دیده می شود .
- ارتباط ضعیف و نامستحکم اطلاعات بین واحدهای کسب و کار و یا برنامه ها
- عدم درک مناسب جایگاه اطلاعات در نوآوری و تحول
- عدم درک مناسب جایگاه اطلاعات به عنوان یک تمایز رقابتی
- عدم ارتباط مناسب و اساسی اطلاعات با استراتژی کسب وکار و معماری سازمانی
- عدم درگیر شدن مناسب مشتریان و شرکاء در تعریف استفاده از اطلاعات
- عدم وجود یک زبان مشترک در خصوص اطلاعات و وجود گویش های مختلف در سازمان
مدیران و کارشناسان حرفه ای اطلاعات و یا داده یک سازمان می بایست با پیش بینی و بررسی چالش ها و موانع اشاره شده ، اقدامات لازم جهت جلوگیری و برخورد مناسب با آنها را با الویت بالا در دستور کار خود قرار دهند .
خلاصه
اجرای هرگونه برنامه مدیریت داده در یک سازمان می تواند با چالش ها و موانع مختلفی مواجه گردد . برای افزایش احتمال موفقیت یک برنامه جامع مدیریت داده، شناسایی چالش و موانع پیش رو بسیار حیاتی است چراکه با شناخت و بررسی هر یک از موانع می توان اقدامات لازم برای جلوگیری از آنها را انجام داد . در این مطلب برای شناسایی چالش ها و موانع یک برنامه مدیریت داده از مدل گارتنر استفاده کردیم . مدلی که بر 7 بعد مختلف تمرکز می نماید . اولین بعد چشم انداز است و تا زمانی که یک سازمان دارای یک چشم انداز مناسب در خصوص مدیریت داده نباشد و نتواند با موانع و چالش های پیش رو به درستی در این مرحله برخورد کند ، قدم گذاشتن در مسیر سفر مدیریت داده راه به جایی نخواهد برد . با سکوت در مقابل چالش های اشاره شده و تاثیرگذار در شکل دهی چشم انداز و عدم ارایه راه حل های مناسب برای پیش گیری و برخورد مناسب با آنها در عمل شاهد تولد یک استراتژی مناسب برای مدیریت داده در یک سازمان نخواهیم بود. با یک چشم انداز مریض ، معیوب و ناقص نمی توان یک استراتژی سالم ، کامل و واقعی را تدوین کرد . استراتژی سازمان ها و افراد متاثر
از چشم انداز آنها می باشد و اگر این چشم انداز دارای مشکل باشد نمی توان دل به استراتژی بست که با تمرکز بر آن ایجاد می گردد.
در بخش دوم به سراغ سایر بعدهای مدل مدیریت اطلاعات گارتنر خواهیم رفت و با چالش ها و موانع هر بعد آشنا خواهیم شد.