امروزه اکثر سازمان ها این آرزو را دارند که به یک سازمان داده محور تبدیل شوند .آرزویی که برای رسیدن به آن می بایست گام های هدفمند و مستحکمی را برداشت . قبل از هر چیز لازم است مفهوم و معنی یک سازمان داده محور مشخص گردد و در ادامه نحوه رسیدن به آن جایگاه به دقت و براساس یک نقشه راه مدون ترسیم گردد . .یک سازمان داده محور ، سازمانی است که تفکر استفاده مستمر از داده جهت تجزیه و تحلیل و تصمیم گیری مبتنی بر بینش در تار و پود آن پرورش و نهادینه شده باشد . در این نوع سازمان ها ، استفاده از داده و تحلیل توسط مدیران و کارکنان به بخشی تفکیک ناپذیر از جریان های کاری روزمره تبدیل شده است . استفاده صحیح و به موقع از دارایی های داده به منظور تصمیم گیری سریع تر بستر مناسب جهت هدایت سازمان به سمت موفقیت را فراهم می نماید . سازمان های داده محور با استفاده حداکثری از داده و تجزیه و تحلیل ( استفاده از داده صحیح در زمان مناسب برای تصمیم گیری قطعی ) قادر به تمایز خود با سایر رقبا می باشند . عزم و جدیت این گونه سازمان ها به منظورجمع آوری داده مرتبط با تمامی جنبه های کسب و کار این فرصت را برای آنها فراهم
می آورد که بتوانند با نگرشی عمیق تر اقدام به شناسایی دلایل اصلی مشکلات و مسائل مرتبط با سازمان خود نظیر تغییر رفتار مشتریان و یا روند بازار نمایند .
جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده در سطح سازمان نه در سطح یک بخش بخصوص از سازمان دارای ارزش به مراتب بیش تری است و نتایج ارزشمندی را به دنبال خواهد داشت . در شکل 1 به برخی از مشکلات نگرش جزیره ای به داده در یک سازمان اشاره شده است .
شکل 1 : مشکلات نگرش جزیره ای به داده در یک سازمان و پیامدهای آن
ضرورت تحول در یک سازمان و حرکت به سمت یک سازمان داده محور
جملگی بر این موضوع اتفاق نظر داریم که در دنیایی زندگی می کنیم که همه چیز در حال تغییر آن هم با سرعت بالا می باشد. رمز ماندگاری سازمان ها در دنیای شدیدا رقابتی امروز ، حرکت به سمت یک سازمان داده محور است . نتایج مطالعات انجام شده توسط موسسه مکنزی که اخیرا منتشر شده است ، نشان می دهد که در سازمان های داده محور ( سازمان هایی که قادر به جمع آوری ، پردازش و تحلیل داده به صورت آنی می باشند ) ، احتمال
جذب مشتری 23 مرتبه بیش تر ،
نگهداری مشتری 6 مرتبه بیش تر و
سودآوری 19 مرتبه بیش تر است . در شکل 2 ، تاثیر تجزیه و تحلیل مشتری بر شاخص های راهبردی و عملیاتی یک سازمان نشان داده شده است .
شکل 2: تاثیر تجزیه و تحلیل مشتری بر شاخص های استراتژیک و عملیاتی یک سازمان (منبع : مکنزی )
همانگونه که در شکل 2 نشان داده شده است ، تجزیه و تحلیل مشتری ( مبتنی بر داده صحیح و به روز ) دارای تاثیری شگرف بر عملکرد یک سازمان است . سازمان های داده محور دارای عملکرد به مراتب بهتر و موفق تری نسبت به رقبای خود در تمامی مراحل چرخه مشتری می باشند .
چگونه می توان به یک سازمان داده محور تبدیل شد؟
در پاسخ به سوال فوق ، تاکنون روش های مختلفی ارایه شده است . برخی بر استفاده صرف از فناوری تاکید کرده اند ، برخی دیگر داشتن یک استراتژی مستحکم برای کیفیت داده ، حاکمیت داده و دستیابی را عنوان کرده اند .
به باور بسیاری از کارشناسان این حوزه ، مهمترین عاملی که می تواند یک سازمان را به سازمانی داده محور تبدیل کند ، داشتن رهبری است که قادر باشد با ایجاد یک فرهنگ صحیح ، داده را در قلب یک سازمان قرار دهد . ایجاد
فرهنگ مبتنی بر داده در یک سازمان مستلزم یک تغییر بزرگ است . تغییری که لازم است بر اساس یک مدل تغییرات به درستی مدیریت و هدایت گردد . بسیاری از سازمان ها برای ایجاد این تغییر از مدل معروف
John P. Kotter استفاده می کنند .
مدل مدیریت تغییر
Kotter
Kotter در سال 1995 و در کتاب خود با نام
Leading Change ، هشت مرحله مختلف را برای فرآیند تغییر ذکر کرده است . این مراحل در شکل 3 نشان داده شده اند . در ادامه نشان خواهیم داد که چگونه با بکارگیری هر یک از مراحل مدل فوق می توان به سمت یک سازمان داده محور حرکت کرد.
شکل 3 : مدل هشت مرحله ای مدیریت تغییر Kotter
مرحله اول : ایجاد حس ضرورت تغییر . با تجویز یک نسخه دستوری به تنهایی ، نمی توان انتظار تغییر در افراد و یا سازمان ها را داشت . موفقیت در تغییر به مشارکت کمی و کیفی کارکنان یک سازمان بستگی دارد. به عبارت دیگر ، تغییر می بایست به یک خواسته و نیاز همگانی تبدیل شود . با ایجاد یک حس همگانی مبنی بر ضرورت تغییر به کارکنان مرتبط و تاثیرگذار ، انگیزه های اولیه جهت آغاز این سفر بوجود می آید . کارکنان یک سازمان می بایست آگاهانه و متعهدانه امضای خود را در ذیل یک تغییر بزرگ به ثبت برسانند . در سازمان های کوچک معمولا بین 5 تا 100 نفر و در سازمان های بزرگ بین 50 تا 1000 نفر از افراد مرتبط را می بایست با ضرورت تغییر آشنا کرد . لازم است ، بایدها و نبایدهای این نیاز همگانی با بکارگیری روش های خلاقانه به دقت تشریح گردد .
- سازمان داده محور : از اولین و شاید هم مهمترین مرحله در مدل مدیریت تغییر Kotter ، می توان جهت تشریح اهمیت و مزایای تبدیل شدن به یک سازمان داده محور استفاده کرد . هدف این فعالیت ، تشریح این موضوع به ذینفعان است که چگونه یک سازمان قادر است با استفاده موثر از داده ، بینش به مراتب بیش تری را تولید نماید و با بکارگیری آن فرصت های متعددی را برای خود ایجاد و مدیریت نماید .آشنایی با برخی از فرصت ها و هزینه هایی که به دلیل عدم استفاده موثر از داده از دست می رود و یا به یک سازمان تحمیل می گردد از جمله مواردی است که می بایست با هدایت یک گروه از کارشناس خبره به همراه مدیران اجرایی سازمان که قادر به بیان برخی از مهمترین مسایل در ارتباط با داده می باشند ، به دقت تشریح گردد . بررسی تاثیر مدیریت صحیح داده بر ارایه خدمات به مشتریان ، تحلیل وضعیت مدیریت داده در سازمان ها و شرکت های رقیب ، ارزیابی سطح بلوغ مدیریت داده هر یک از آنها و همچنین تحلیل وضعیت فعلی مدیریت داده در سازمان مطبوع خود ، می تواند جرقه یک
تحول مبتنی بر داده را ایجاد نماید .
مرحله دوم : ایجاد یک گروه هدایت گر . ایجاد یک تیم و یا گروه به منظور رهبری و هدایت سفر تغییر که دارای اعتبار ، مهارت لازم ، ارتباطات مناسب ، شهرت و اختیارات رسمی باشد دومین گام در مدل
Kotter است . تشکیل یک ارتش داوطلب ، نیازمند بکارگیری افراد با انگیزه است که به ایجاد تغییر در سازمان قلبا اعتقاد دارند و به عنوان سفیران تغییر ، مسئولیت انجام فعالیت های مرتبط را برعهده می گیرند . همکاری واقعی ، خارج از ساختارهای سنتی سازمانی است که تمرکز آنها بر نتایج است . بین همکاری و نوآوری یک رابطه 81 درصدی وجود دارد .
- سازمان داده محور : در این مرحله ، می بایست یک گروه هدایت گر تغییر در سازمان ایجاد گردد تا با درگیر کردن موثر سایر رهبران و مدیران سازمان بتواند به خواسته های تشریح شده در مرحله اول به خوبی پاسخ دهد . تعداد افراد گروه هدایت گر تغییر به ابعاد یک سازمان بستگی دارد و هر اندازه که یک سازمان بزرگ تر باشد، می بایست از افراد بیشتری برای مشارکت در گروه دعوت بعمل آید . در حالی که گروه هدایت گر تغییر با انتظارات تیم کسب و کار بیش تر آشنا می شود می تواند از فناوری اطلاعات به منظور تحقق بخشی از استراتژی کمک بگیرد .توصیه می گردد اعضاء تیم از بخش هایی جذب گروه شوند که دارای آگاهی لازم و مناسبی از مزایای مهم یک استراتژی داده محور باشند . به عنوان نمونه ، در شرکتی با حجم بسیار بالایی از محصولات مصرفی، دعوت از مدیران زنجیره تامین جهت مشارکت در گروه هدایت گر تغییر ، می تواند احتمال موفقیت و به ثمر رسیدن تغییر را افزایش دهد .
مرحله سوم : ایجاد یک دیدگاه استراتژیک و ابتکارات : دکتر
Kotter ابتکارات استراتژیک را به عنوان مجموعه ای از فعالیت های هدفمند و هماهنگ تعریف می کند که اگر به سرعت طراحی و به خوبی اجراء گردند ، رسیدن به چشم انداز را دست یافتنی می کند . تیم هدایت گر تغییر ، وظیفه تعریف یک چشم انداز ملموس ، شفاف ، ساده و نشاط انگیز را به همراه مجموعه ای از طرح ها و ابتکارات استراتژیک برعهده دارد. تعریف چرایی وجود کسب و کار و نیاز به تغییر و ترسیم تصویر ایده آل از آینده ، می بایست در این مرحله دقیقا مشخص گردد .
- سازمان داده محور : : می بایست تعریف یک استراتژی مبتنی بر داده رو به جلو ، شفاف و خلاصه در دستور کار قرار گیرد. استراتژی تعریف شده باعث شکل گیری پلت فرمی می گردد که می تواند یک سازمان را جهت حرکت به سمت یک هدف مشخص و مشترک کمک نماید . زمانی که استراتژی به درستی تدوین ، پیاده سازی و ارایه گردید ، سایر رهبران و مدیران سازمان ترغیب به همکاری و مشارکت در آن می گردند . ایجاد یک مرکز تعالی داده یک نمونه از ایجاد یک استراتژی مبتنی بر داده است که می تواند تمامی فعالیت های مرتبط با حاکمیت داده ، یکپارچه سازی داده و تحلیل داده را به خوبی سازماندهی و مدیریت نماید .
مرحله چهارم : ارتباطات . گام بعدی ، برقراری ارتباط با دیگران به منظور آشنایی با چشم انداز و استراتژی است . در این خصوص لازم است پیام های ساده و صمیمانه را از طریق کانال های مناسب در اختیار مخاطبان هدف قرار داد . یک تغییر بزرگ مستلزم همگرایی تعداد بسیار زیادی از کارکنان یک سازمان است که پذیرفته اند با یک حرکت سازمان یافته از یک فرصت مشترک در جهت تعالی سازمانی خود استفاده نمایند . برای پذیرش این باور در ذهن کارکنان راهی جز برقراری ارتباطات موثر وجود ندارد .
- سازمان داده محور : همواره یک فاصله معنی دار بین تدوین یک استراتژی و اجرای موفقیت آمیز آن وجود داد . یکی از دلایل بروز این شکاف ، عدم برقراری ارتباط موثر و مستمر با ذینفعان است . هر یک از کارکنان سازمان از کاربران کسب و کار گرفته تا پیاده کنندگان فناوری اطلاعات می بایست بدانند چرا تغییر دارد اتفاق می افتد و این تغییرات چه تاثیری بر روی بخش های مختلف سازمان دارند . اگر کارکنان یک سازمان به چشم انداز اعتقاد داشته باشند و آن را بپذیرند می توان این ادعا را داشت که انگیزه لازم و کافی جهت ایجاد تغییرات در سازمان ایجاد شده است و موتور تغییرات با سوخت بیش تر و قابل اعتمادتری به حرکت در خواهد آمد.
مرحله پنجم : از بین بردن موانع. با حذف موانعی نظیر فرآیندهای ناکارآمد یا ساختارهای سلسله مراتبی سنتی ، کارکنان یک سازمان جهت انجام فعالیت ها و وظایف خود از آزادی عمل بیش تری برخوردار می گردند . می بایست با موانعی که بر روی تحقق چشم انداز تاثیرگذار هستند به درستی برخورد کرد . اطلاعات ناقص ، سیستم های اطلاعاتی و عدم اعتماد به نفس در ذهن و فکر افراد از جمله مواردی می باشند که با تمرکز برروی آنها می بایست با آنها بطور جدی برخورد کرد . بررسی تجارب گذشته و دلایل ناکامی برنامه های تغییر می تواند در این راه موثر واقع شود .
- سازمان داده محور : همزمان با ایجاد فرهنگ مبتنی بر داده درون سازمان ، می بایست ضمن شناسایی موانعی که می توانند در رسیدن به اهداف تعیین شده تاثیرگذار باشند با آنها برخورد و آنها را از پیش رو برداشت . حصول اطمینان از وجود فرآیندهای مناسب به منظور کار با داده و پاسخ به برخی نگرانی ها وهمچنین ارایه ابزارهای لازم جهت کار با داده که امکان حاکمیت و امنیت داده را فراهم می نماید از دیگر اقدامات اساسی در این مرحله است .
مرحله ششم : تولید موفقیت های کوتاه مدت. با برداشتن موانع و همچنین کارکنانی که برای تحقق چشم انداز توانمندتر شده اند ، می بایست با مشارکت آنها به دنبال ایجاد موفقیت های کوتاه مدت بود . موفقیت ها می بایست در اولین فرصت و به منظور ایجاد انرژی مثبت در سازمان جمع آوری، گروه بندی و به مخاطبان هدف اطلاع رسانی گردند .
- سازمان داده محور : در این مرحله می بایست اثرات تغییر فرهنگ سازمانی را در عمل و در قالب مجموعه ای از پروژه های کوچک و موفقیت آمیز مشاهده کرد.این نوع پروژه ها به سرمایه گذاری زیادی نیاز ندارند و می توان با بکارگیری منابع اندک مالی و انسانی به موفقیت های چشمگیری در کوتاه مدت دست یافت. به موازات اجرای اینگونه موفقیت های کوتاه مدت ، می بایست به سایر فرصت های پیرامون خود به منظور تبدیل داده به یک دارایی ارزشمند در سازمان توجه جدی کرد .
مرحله هفتم : حفظ شتاب . ماندن در مسیر صحیح تغییر و حرکت با شتاب مناسب به سمت چشم انداز از مهمترین الزامات تغییر است . شناسایی فرآیندهای غیرهمسو ، نیروی های مستعد و مجموعه اقداماتی که می تواند روند حرکت به سمت چشم انداز را تسریع نماید ، از دیگر اقدامات مهم این مرحله است . هدف ایجاد موجی از تغییر در پس موجی دیگر است تا بتوان به تحقق چشم انداز واقعی امیدوار بود .
- سازمان داده محور : با نگهداری اهداف بلند مدت در ذهن و استفاده از برخی درس های فرا گرفته شده از اجرای پروژه های کوتاه مدت ، یک سازمان می تواند شروع به پیاده سازی برخی پروژه های بلند مدت نماید . مثلا یک سازمان می تواند بر روی یک انبار داده و یا برنامه BI سرمایه گذاری نماید و یا با تمرکز بر روی فناوری های کلان داده ها به دنبال ایجاد یک تیم علم داده باشد. فناوری اطلاعات می بایست یک نقش فعال و پیشگیرانه در فرآیندهای مدیریت تغییرات داشته باشد . به عنوان نمونه ارتقاء سطح دانش کارکنان در خصوص کیفیت داده و یا برنامه های حاکمیت داده می تواند نقطه شروع مناسبی باشد .
مرحله هشتم : نهادینه کردن تغییر. جهت اطمینان از تداوم رفتارهای جدید در بلند مدت ، می بایست ارتباط بین این رفتارها و موفقیت های سازمان تعریف گردد .
- سازمان داده محور : با ارتباطات شفاف می توان به وضوح این موضوع را نشان داد که بین تغییرات مبتنی بر داده و بهبود عملکرد یک سازمان یک رابطه معنی دار وجود دارد . به منظور استمرار و نهادینه کردن تغییرات لازم است رهبرانی که دارای نقشی برجسته در تغییرات بوده اند در نقش خود باقی بمانند تا بتوان به کمک آنها به تمامی اهداف چشم انداز دست یافت . مرحله نهایی در تحول مبتنی بر داده زمانی محقق می گردد که تغییرات در سازمان و فرهنگ آن نهادینه شده باشد.
خلاصه
ما در دنیایی زندگی می کنیم که غرق در داده است . داده با سرعتی شگفت انگیز در حال تولید است و به جرات می توان ادعا کرد که امروزه بیش از هر زمان دیگری دارای داده هستیم . از اکثریت قریب به اتفاق داده ئی که جمع آوری می گردد به منظور بهبود تصمیم گیری در خصوص برخی جنبه های کسب و کار ، موارد حاکمیتی و یا جامعه استفاده می گردد . لازم است به این نکته مهم اشاره گردد که از داده و تجزیه و تحلیل صرفا به منظور بهبود تصمیم گیری استفاده نمی گردد . بسیاری از شرکت های اینترنتی مطرح دنیا نظیر گوگل ، فیسبوک ، آمازون ،
eBay و ... از کلان داده ها که ماحصل تراکنش های آنلاین است نه تنها برای حمایت از تصمیم گیری استفاده می کنند بلکه از این حجم داده جهت ایجاد محصولات و پیشنهاد جدید به مشتریان نیز استفاده می کنند .
اگر ما نتوانیم داده را بگونه ای تبدیل کنیم که بتوانیم از آن جهت تصمیم گیری بهتر و یا ایجاد محصولات و خدمات جدید به مشتریان استفاده کنیم ، هم داده را هدر داده ایم و هم احتمالا عملکردی خارج از حد انتظار داشته ایم . برای دوری جستن از موارد فوق ، یک سازمان می بایست به سمت یک سازمان داده محور حرکت کند . سازمان هایی که قادر به جمع آوری ، پردازش و تحلیل داده به صورت آنی می باشند. تاکنون نسخه های متنوعی برای تبدیل یک سازمان به سازمان داده محور تجویز شده است . در برخی از این راه حل ها با تاکید صرف بر فناوری از آن به عنوان شاه کلید حل مشکلات یاد شده است و در برخی دیگر ، تدوین یک استراتژی مبتنی بر داده تجویز می گردد . گرچه هر یک از نسخه های تجویزی فوق می تواند در جایگاه خود مهم باشند ولی قبل از هر چیز ما نیازمند یک تغییر بزرگ در حوزه فرهنگ سازمانی می باشیم . مهمترین عاملی که می تواند یک سازمان را به سازمانی داده محور تبدیل کند ، داشتن رهبری است که قادر باشد با ایجاد یک فرهنگ صحیح ، داده را در قلب یک سازمان قرار دهد . ایجاد فرهنگ مبتنی بر داده در یک سازمان مستلزم یک تغییر بزرگ
است . تغییری که لازم است بر اساس یک مدل تغییرات به درستی مدیریت و هدایت گردد . بسیاری از سازمان ها برای ایجاد این تغییر از مدل معروف
Kotter استفاده می کنند . در این مطلب ضمن بررسی مدل هشت مرحله ای مدیریت تغییرات
Kotter با نحوه بکارگیری آن به منظور حرکت در مسیر یک سازمان داده محور آشنا شدیم .
منابع :